El proceso de subrogancia en DocDigital asegura la continuidad de las acciones administrativas en caso de ausencia de un usuario titular. A continuación, se detallan las consideraciones clave para su gestión:
Pie de firma con subrogancia
Cuando un subrogante firma un documento, el pie de firma incluye:
El nombre del subrogante.
El cargo del subrogado.
La indicación “(S)” que señala que el cargo está en modalidad subrogada.
Gestión de subrogancia
La asignación de subrogantes debe ser realizada por el Administrador/a de la plataforma DocDigital de la institución. Este usuario deberá acceder al sistema y asignar al subrogante correspondiente.
No es posible asignar un subrogante para un subrogante, por lo que es fundamental planificar en caso de ausencias del subrogante.
Documentos firmados bajo subrogancia
Los documentos firmados por el subrogante se devuelven a la bandeja "Firmados" del titular (subrogado) una vez que la subrogancia es desactivada.
Mientras tanto, estos documentos permanecen con la firma estampada del subrogante.
Restricciones durante la subrogancia activa
Mientras un usuario tenga activa la subrogancia:
Aparecerá un mensaje de notificación al ingresar a la plataforma.
Todas las opciones del menú lateral quedarán bloqueadas, lo que impide que el titular acceda a funciones como firmar o visar documentos.
Este proceso está diseñado para garantizar la trazabilidad, seguridad y operatividad de los flujos documentales en DocDigital, incluso en situaciones de ausencia temporal de los usuarios titulares.